Personvern og GDPR

Behandlingsansvarlig

Mabu AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler til egne formål.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hvordan du kommer i kontakt med oss og hvilke tjenester du benytter.

Dette kan blant annet være:

• Navn
• Bedrift og stilling
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Innhold i henvendelser og supporthistorikk
• Kunde- og avtaleforhold
• Teknisk informasjon knyttet til bruk av våre nettsider og tjenester

Vi samler i utgangspunktet ikke inn sensitive personopplysninger og ber om at slike opplysninger ikke sendes til oss med mindre det er nødvendig.

Kontaktskjema og henvendelser

Når du sender inn et kontaktskjema på nettsiden vår, behandler vi opplysningene du oppgir for å kunne besvare henvendelsen.

Dette vil normalt være navn, bedrift, e-postadresse, telefonnummer og informasjonen du selv oppgir i skjemaet. Enkelte skjemaer kan også inneholde ytterligere felt som er relevante for produktet eller tjenesten du spør om.

Henvendelser fra personer eller virksomheter som ikke blir kunder, oppbevares normalt i inntil 2 år.

Kunder og kontaktpersoner

Når en virksomhet er kunde hos Mabu, lagrer vi nødvendige opplysninger om virksomheten og dens kontaktpersoner. Dette kan blant annet være navn, e-postadresse, telefonnummer og stilling.

Opplysningene brukes for å administrere kundeforholdet, levere produkter og tjenester, følge opp avtaler, fakturering, support og annen nødvendig kommunikasjon.

Kundeinformasjon administreres blant annet i vårt CRM-system Xsale.

Opplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for å administrere kundeforholdet og deretter så lenge vi har et saklig eller lovpålagt behov for opplysningene.

Support og fjernhjelp

Når du kontakter Mabu for support, kan vi registrere informasjon om henvendelsen og løsningen i vårt supportsystem og CRM-system.

Ved behov kan våre supportmedarbeidere koble seg til kundens kasseløsning ved hjelp av ConnectWise ScreenConnect. Dette skjer for å feilsøke, konfigurere eller bistå kunden med løsningen.

Mabu anbefaler at personopplysninger ikke lagres i kasseløsningen med mindre dette er nødvendig for virksomhetens bruk av systemet.

Tilgang til kundens systemer benyttes kun når det er nødvendig for å levere support eller utføre avtalte tjenester.

Z-POS og Z-POS Skyportal

Z-POS kan, avhengig av hvordan kunden bruker systemet, behandle personopplysninger knyttet til blant annet:

• Kunderegister
• Fakturakunder
• Kvitteringer
• Ansatte og kassebrukere
• Ordre og fakturaer
• Salgs- og transaksjonsinformasjon

Det er virksomheten som bruker Z-POS som bestemmer hvilke personopplysninger som registreres i løsningen og formålet med registreringen.

Tradisjonell Z-POS installeres lokalt hos kunden. Data knyttet til Z-POS Skyportal lagres på Mabus servere i Sem. Vår nye Android-baserte Z-POS-løsning benytter Google Cloud med datalagring i Norge.

Mabus medarbeidere kan ved behov få teknisk tilgang til opplysninger i forbindelse med support, vedlikehold og feilsøking.

Salgs-, kvitterings- og regnskapsrelaterte opplysninger oppbevares i samsvar med relevante krav til dokumentasjon og oppbevaring. Andre personopplysninger bør slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble registrert for.

Betalingsterminaler

Ved bruk av integrerte betalingsterminaler mottar Z-POS informasjon om gjennomførte betalinger. Dette kan blant annet omfatte betalingsmåte, transaksjonsreferanse, autorisasjonskode og terminalinformasjon.

Z-POS og Mabu lagrer ikke fullstendige kortnumre eller annen kortinformasjon som kan benyttes til å gjennomføre en kortbetaling.

Betalingsterminalen og den tilhørende betalingstjenesten håndterer selve kortbetalingen.

Informasjonen som returneres til Z-POS brukes for å dokumentere og knytte betalingen til den aktuelle salgstransaksjonen i kassasystemet.

Regnskapsoverføring

Z-POS kan overføre regnskapsinformasjon til eksterne regnskapssystemer.

Ved API-integrasjoner kan opplysninger overføres direkte til regnskapssystemet. Dette kan blant annet omfatte dagsoppgjør, salgsgrupper og betalingsmåter. Dersom kunden benytter funksjoner for kunde, ordre eller faktura, kan også navn, adresse, e-postadresse og fakturaopplysninger overføres.

For enkelte regnskapssystemer genererer Z-POS i stedet en regnskapsfil som automatisk sendes til en angitt e-postadresse. Amazon SES benyttes til utsendelse av slike automatiske e-poster.

Hvilke opplysninger som overføres avhenger av hvilke funksjoner kunden benytter og hvordan integrasjonen er konfigurert.

E-post og nyhetsbrev

Mabu bruker Google Workspace til ordinær e-postkommunikasjon og Amazon SES til enkelte automatiske e-poster fra våre systemer.

Vi bruker Brevo til utsendelse av nyhetsbrev og annen markedsføring.

Nyhetsbrev kan sendes til personer som selv har meldt seg på, samt til eksisterende kunder når regelverket tillater slik markedsføring.

Alle markedsføringshenvendelser på e-post inneholder mulighet for avmelding. Dersom du melder deg av, vil vi ikke lenger bruke e-postadressen til den aktuelle markedsføringen.

Informasjonskapsler og analyse

Nettsiden vår bruker informasjonskapsler og lignende teknologi for å huske personvernvalgene dine, analysere bruken av nettsiden, beskytte kontaktskjemaer og måle effekten av annonsering.

Du kan selv velge om du ønsker å tillate analyse og markedsføring gjennom samtykkebanneret på nettsiden.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for blant annet å:

• Besvare henvendelser
• Levere og administrere produkter og tjenester
• Oppfylle avtaler med våre kunder
• Yte support og teknisk bistand
• Oppfylle regnskapsmessige og andre lovpålagte forpliktelser
• Administrere kunde- og kontaktforhold
• Sende relevant informasjon og markedsføring når vi har grunnlag for dette
• Analysere og forbedre nettsidene våre, med analysecookies når du samtykker og begrensede signaler uten slike cookies som beskrevet ovenfor
• Måle effekten av annonser med samtykkestyrt databruk og begrensede signaler uten annonsecookies som beskrevet ovenfor

Behandlingen skjer avhengig av formålet på grunnlag av avtale, rettslige forpliktelser, berettiget interesse eller samtykke.

Når behandlingen er basert på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake.

Leverandører og deling av opplysninger

Mabu benytter eksterne leverandører for å levere og drifte våre tjenester. Disse kan behandle personopplysninger når det er nødvendig for tjenesten de leverer.

Blant leverandørene vi benytter er:

• Google Cloud og Firebase – skytjenester og drift av den nye Z-POS-plattformen
• Google Workspace – e-post og produktivitetsverktøy
• Xsale – CRM og kundehåndtering
• ConnectWise ScreenConnect – fjernsupport
• Brevo – nyhetsbrev og markedsføring
• Amazon SES – automatiske e-poster
• Tripletex – Mabus eget regnskap
• Google – Google Analytics og Google Ads
• Cloudflare – Sikkerhet og beskyttelse av kontaktskjemaer
• Formspark – Behandling av henvendelser sendt via kontaktskjemaer

I tillegg kan kundens valgte regnskapssystem, betalingsleverandør eller andre integrerte tjenester motta opplysninger når kunden benytter slike integrasjoner.

Vi deler ikke personopplysninger med andre med mindre dette er nødvendig for å levere en avtalt tjeneste, oppfylle en rettslig forpliktelse eller vi har et annet gyldig behandlingsgrunnlag.

Enkelte av våre leverandører er internasjonale virksomheter. Der behandling eller overføring av personopplysninger skjer utenfor EU/EØS, skal dette skje på et gyldig overføringsgrunnlag etter personvernregelverket.

Lagring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge de er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter gjeldende regelverk.

Lagringstiden vil derfor variere avhengig av hvilken type opplysninger det gjelder.

Henvendelser fra potensielle kunder oppbevares normalt i inntil 2 år. Opplysninger knyttet til eksisterende og tidligere kundeforhold kan oppbevares lenger når dette er nødvendig for å dokumentere kundeforholdet, levere support eller oppfylle rettslige forpliktelser.

Regnskaps-, salgs- og transaksjonsdata oppbevares i henhold til gjeldende krav til dokumentasjon og oppbevaring.

Opplysninger som ikke lenger er nødvendige og som vi ikke har plikt eller annet gyldig grunnlag for å beholde, skal slettes eller anonymiseres.

Informasjonssikkerhet

Mabu arbeider for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk.

Tilgang til systemer og personopplysninger begrenses til medarbeidere som trenger tilgang for å utføre sine arbeidsoppgaver. Vi benytter tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak tilpasset systemene og opplysningene som behandles.

Dine rettigheter

Når Mabu er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine, kan du etter personvernregelverket blant annet ha rett til å:

• Få informasjon om hvordan opplysningene dine behandles
• Be om innsyn i personopplysningene vi har om deg
• Be om at uriktige opplysninger rettes
• Be om sletting av opplysninger
• Be om begrensning av behandlingen
• Protestere mot enkelte former for behandling
• Be om dataportabilitet når vilkårene for dette er oppfylt
• Trekke tilbake et samtykke du tidligere har gitt

Rettighetene gjelder ikke uten unntak. Blant annet kan lovpålagte krav til dokumentasjon og oppbevaring innebære at enkelte opplysninger ikke kan slettes umiddelbart.

Ønsker du å benytte deg av rettighetene dine, kan du kontakte oss på post@mabu.no.

Vi vil normalt besvare henvendelsen senest innen én måned.

Dersom henvendelsen gjelder personopplysninger som en av våre kunder har registrert om deg i Z-POS eller Z-POS Skyportal, bør du i utgangspunktet kontakte den aktuelle virksomheten direkte.

Klage

Dersom du mener at Mabu behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, ønsker vi at du tar kontakt med oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Mer informasjon om personvern og dine rettigheter finner du på Datatilsynets nettsider.

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere personvernerklæringen når våre tjenester, systemer eller regelverket endres.

Datoen øverst på siden viser når personvernerklæringen sist ble oppdatert.